Trabajando con herramientas de asignación de tareas
La organización en el trabajo es una de las principales cosas a la hora de llevar a cabo un proyecto. ¿Pero qué pasa cuando tienes sobre la mesa múltiples proyectos y cada uno con un día diferente de entrega o de revisión? Seamos diseñadores o seamos jefes de equipo, llevar un control constante de cómo se avanzan las propuestas es crucial.
Trabajar con herramientas de gestión de tareas ayuda a llevar a cabo este control, pero no sólo de llevar un control de cómo avanza o qué hay sobre la mesa, sino que también a que no se escape nada con lo que no contabas. El uso de un calendario donde apuntas las cosas está bien, pero el uso de la tecnología a veces echa un cable bastante importante, tanto si eres uno solo, como si estás en un equipo de trabajo grande o lo tienes que gestionar.
Hoy te hablaré de una serie de herramientas con las que he estado trabajando una temporada en diferentes etapas de mi historial laboral.
Trello
Una de las más conocidas a nivel de herramienta de gestión de tareas es Trello, puedes encontrarla tanto en una versión web como en APP para móvil. Posiblemente la que menos tiempo haya utilizado, pero no deja de ser de las mejores para mi. Es súper simple de utilizar.
Puedes distribuir las tareas en diferentes columnas, agregándoles un brief, etiquetas, fechas de entregas, checklists, agregar miembros... Son muy personalizables en cuanto a estructurar tareas, es fácil e intuitivo de usar y lo mejor es que se puede utilizar gratuitamente. Puedes mantener una organización en tus flujos de trabajo y mantener una visión general de todo lo que tienes que hacer, y evitando dejarte tareas olvidadas.
Una de las cosas que me gustan mucho también es la colección de plantillas con las que complementar tu trabajo: tableros de negocio, diseño, educación, marketing, ventas... Aquí te dejo mis favoritos:
Este tablero te ayuda a construir de forma fácil un proceso de diseño.
Te ayuda a plantear sprints.
Con este tablero te será más fácil evaluar tus proyectos de UI.
Hack and plan
Por otra parte tenemos Hack'n'Plan, que es un servicio de gestión de proyectos que va más orientada a los profesionales de la industria de los videojuegos pudiendo planificar tus proyectos de manera colaborativa con los miembros de tu equipo.
El funcionamiento es muy sencillo, igual no tan sencillo como Trello, porque tiene muchos más menús, pero también es bastante intuitivo. Como página principal tenemos todos los proyectos en los que en los que nos han etiquetado, los items que tendríamos asignados, un apartado de métricas que recoge todo tu trabajo en una barra de progreso para que veas cuánto te queda para tenerlo todo terminado, y los proyectos que ya están cerrados.
Dentro de la interfaz de proyecto encontramos una organización que también se basa en tarjetas y columnas, pero además, puedes distribuir de forma muy visual las tarjetas de las tareas dentro de un menú lateral: teniendo una opción de ver todos los items en pantalla, o, si por ejemplo pertenecieses al equipo de arte, podrías ir al menú de las tareas del equipo de arte. En cuanto a las tareas, puedes etiquetarte, añadirles descripción, un check list, subir archivos... en general son muy customizables y ayuda mucho a nivel organización.
Por otra parte, tenemos en el menú el apartado de Backlog, ese apartado está muy bien tanto para el equipo como para el Scrum Specialist o el Project Manager, porque supone que el equipo tenga control sobre las tareas del sprint, y porque de esta manera el Scrum Specialist o el Project Manager puede subir las tareas del sprint de una forma más eficiente y ordenada.
En cuanto al apartado de métricas del menú, puedes ver también a qué velocidad avanza cada equipo, la cantidad de tareas asignadas a cada uno y una barra global general del proyecto.
Por último, mencionar que existe también un apartado de Design Model, donde puedes adjuntar documentos o archivos y te permite también acceder a ellos de forma rápida para consultas.
El enfoque de esta plataforma está muy puesto en equipos de desarrollo de videojuegos, es muy completa y friendly con el trabajador en remoto, y además, perfecta para trabajar con sistemas ágiles y mejorar la productividad de los equipos.
Basecamp
Basecamp es una herramienta digital para la gestión de proyectos que se especializa en facilitar la colaboración de equipos de trabajo de forma remota, consiguiendo que las empresas sean capaces de administrar con mayor control, productividad y eficacia las actividades en el trabajo. Aunque se especialice en conectar equipos de trabajo de forma remota, yo lo he estado utilizando en trabajo de forma presencial y sigue siendo igual de eficiente.
Su funcionamiento es diferente al clásico sistema de mover tarjetas a columnas, en su lugar, encontramos en la parte superior los tableros donde irán las tareas y en la parte inferior un calendario y, al lado, las tareas en las que estás etiquetado.
En el menú podemos encontrar diferentes opciones, empezando por el Lineup, donde encontrarás quien está haciendo qué, de qué día a qué día, cuándo se subió la tarea y cuándo acabó... además de poder añadir marcadores.
También tenemos un sistema de chat, pero la verdad es que nunca he tenido que utilizarlo, así que realmente no se cuán útil es o cómo funciona.
Después podemos ver que tiene la bandeja de entrada, donde entrarían las notificaciones: conforme recibes comentarios en la tarea, cambios, nuevos etiquetados, si se ha cerrado, y básicamente quién ha interactuado. Con este apartado podemos complementar también el de Activity, donde vemos las actividades que se realizan con cada tarea, desde comentarios, archivos adjuntos o nuevos etiquetados. Lo que viene siendo la bandeja de entrada pero se explaya más en datos y puedes consultar mucho mejor cosas anteriores.
Luego encontramos el My stuff, que viene siendo todo lo que rodea a tu usuario de perfil en los tableros/tareas/actividad/deadlines... y un historial de lo que has visitado en la página.
Por último, una opción de búsqueda que viene bastante bien cuando no encuentras la tarea que necesitas pero sabes cómo se llama, o archivo, o miembro del equipo etc...
En general, es una herramienta mucho más enfocada a grandes equipos, y como ya comenté al principio, también enfocada al trabajador en remoto. Es muy versátil en cuanto a que es fácil de implementar en el flujo de trabajo donde intervienen varios equipos, no solamente uno, así que gana puntos para grandes empresas.
Conclusiones
Adoptar estas herramientas para trabajar ha mejorado mucho la forma de planificarme los proyectos y me ha hecho pensar mucho mejor la estructura a la hora de seguir las tareas. Hoy día de hecho, me he acostumbrado a seguir usando Trello para el desarrollo de proyectos propios para tener todas mis ideas recogidas y mantener un ritmo de trabajo dinámico y organizado.
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